Datenverarbeitung im Notariat

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie der betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Notar
Dr. Johannes Brinkmann, Dr. Klaus Dewert, Dr. Oliver Thiemann, Dr. Stefanie Hüsken, Jens Marxmeier
BRINKMANN_DEWERT & Partner mbB,
Rüttenscheider Straße 62,
45130 Essen
Phone: +49 (201) 72096-0
Fax: +49 (201) 779849
Mail: .(Javascript muss aktiviert sein, um diese E-Mail-Adresse zu sehen)

Jeder der vorgenannten Notare ist für seine Amtstätigkeit alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften.

Die betriebliche Datenschutzbeauftragte ist Frau Rechtsanwältin Christina Denker, c/o BRINKMANN_DEWERT & Partner mbB, Rüttenscheider Straße 62, 45130 Essen, E-Mail: .(Javascript muss aktiviert sein, um diese E-Mail-Adresse zu sehen).

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Zweck der Datenverarbeitung

Wenn Sie dem Notar einen notariellen Auftrag erteilen, erhebt er regelmäßig von Ihnen personenbezogene Daten, die elektronisch und/oder in Papierakten gespeichert werden. Dazu zählen unter anderem:

  • Allgemeine Personendaten/Stammdaten: Akad. Titel, Anrede, Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsname, Geburtsort, Geburtsdatum, Telefonnummer, Telefaxnummer, E-Mail-Adresse, Staatsangehörigkeit, Familienstand etc.;
  • Kennnummern: Personalausweis- und Passnummer, Steueridentifikationsnummer, Führerschein, Kfz-Kennzeichen etc.;
  • Bankdaten: Kreditinstitut, Bankverbindung, Kreditinformationen etc.;
  • Vermögensverhältnisse: Immobilieneigentum, sonstige Rechte an Grundstücken, Gesellschaftsbeteiligungen, Versicherungen, Einkommen, Renteninformationen, sonstiges bewegliches Vermögen etc.

Der Notar erhebt und speichert alle Informationen, die er oder sein jeweiliger Vertreter jeweils zur Erfüllung des gesetzlich geregelten notariellen Auftrags benötigt. Dazu können auch sog. besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DS-GVO gehören (z.B. in Testamentsangelegenheiten oder bei Eheverträgen Angaben zu Ihrem Familienstand und Ihren Unterhaltsverpflichtungen als auch Gesundheitsdaten und Angaben zu Behinderungen etc.).
Die Erhebung dieser Daten erfolgt, um Sie als Auftraggeber identifizieren, um Ihren Auftrag im Rahmen der beruflichen und verfahrensrechtlichen Verpflichtungen insbesondere nach der Bundesnotarordnung (BNotO) und nach dem Beurkundungsgesetz (BeurkG) angemessen wahrnehmen und erfüllen, um die gesetzlichen Mitteilungs- und Meldepflichten erfüllen und um Sie angemessen vor Gerichten und Behörden vertreten zu können, zur Korrespondenz mit Ihnen sowie zur Rechnungsstellung und um von Ihnen eventuell geltend gemachte Ansprüche bearbeiten zu können.
Weiterhin erheben wir auch bei öffentlich zugänglichen Quellen personenbezogene Daten, z.B. Grundstücksdaten vom Grundbuchamt und Registerdaten vom Handelsregister.

3. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Notar ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c und e DS-GVO, § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot). Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO erlaubt die Datenverarbeitung, da dies zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen erforderlich ist, der der Notar unterliegt. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO gestattet die Datenverarbeitung, da die notarielle Amtstätigkeit im öffentlichen Interesse liegt. Die Verarbeitung Ihrer besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DS-GVO erfolgt auf der Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. f und g DS-GVO i.V.m. §§ 11, 17, 22 ff., 28 BeurkG, da dies zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung Ihrer Rechtspositionen erforderlich ist und die notarielle Tätigkeit aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses erfolgt.

4. Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, soweit Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben, dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO für die Durchführung und Abwicklung des Urkundsgeschäfts erforderlich ist, die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO zur Wahrnehmung und Erfüllung der Aufgaben als Notar oder nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben, sowie für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können vor allem sein: Registergerichte (Grundbuchamt, Handelsregister, Vereinsregister), das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister, Finanzbehörden, die Notarkammer, der der Notar angehört. Eine Weitergabe erfolgt zudem auch an kommunale Behörden, Landesbehörden sowie Finanzämter, wenn dies zur Durchführung eines von Ihnen gewollten Amtsgeschäftes erforderlich ist. Auch geben wir Ihre Daten im notwendigen Umfang an andere Verfahrensbeteiligte bzw. deren anwaltlichen Vertreter, an andere beteiligte Notare, Kreditinstitute und sonstige Dritte weiter, die an dem von Ihnen gewollten Rechtserfolg mitwirken müssen. Weiterhin erfolgt die Übermittlung von Daten an weitere berechtigte Empfänger. Dazu gehören von uns eingesetzte Dienstleister für Bereiche der IT, für Schreib- und Telefonservice, Buchhaltung, Aktenvernichtung, die Notarsoftwareanbieter etc., die wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO beauftragt haben.
Stets wahrt der Notar seine Pflicht zur Verschwiegenheit. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zu anderen als den dargelegten Zwecken findet nicht statt.
Eine Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet regelmäßig nicht statt, es sei denn, ein Verfahrensbeteiligter will oder muss eine vom Notar gefertigte Urkunde im Drittland gebrauchen und wünscht ausdrücklich eine Übermittlung.

5. Dauer der Speicherung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden mindestens während der gesamten Dauer der notariellen Amtstätigkeit und mindestens bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Notare (§ 5 DONot) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder Abgabenordnung) und unseren gesetzlichen Pflichten aus der der DONot zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind, dies zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften erforderlich ist oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO eingewilligt haben. Zur Wahrung der zeitlich unbeschränkten Mitwirkungsverbote aus dem BeurkG ist das vom Notar zu führende Beteiligtenverzeichnis solange aufzubewahren, bis das Notariat vollständig abgewickelt ist (vgl. § 15 DONot).

6. Rechte der betroffenen Person

Sie haben gegenüber dem Notar das Recht:

  • • gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen;
  • gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen;
  • gemäß Art. 20 DS-GVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  • gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten beim Notar einzulegen;
  • gemäß Art. 77 DS-GVO sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörde zu wenden. Die Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Fax: 0211/38423-10; E-Mail: .(Javascript muss aktiviert sein, um diese E-Mail-Adresse zu sehen). Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.

Die vorstehenden Rechte gelten nur insoweit, als dass diesen nicht die notarielle Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß § 18 BNotO entgegensteht.

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